Informationspflichten bei der Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern (Art. 13, Art. 14 DSGVO)
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
TriWiCon
Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Wiesbaden
und
Wiesbaden Congress & Marketing GmbH
Kurhausplatz 1
65189 Wiesbaden
Tel.: +49 (611) 1729-100
E-Mail: info@triwicon.de und info@wicm.de
Internet: www.wicm.de
2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Fragen zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten können Sie gerne an den Datenschutzbeauftragten:
AGOR AG
Niddastraße 74
60329 Frankfurt am Main
+49 (0) 69 – 94 94 32 410
E-Mail: info@agor-ag.com
Website: www.agor-ag.com
richten.
3. Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere
- Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit),
- Kontaktdaten (z.B. Ihre private Anschrift, E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer),
- Ihr beruflicher Lebenslauf, Ausbildung, Schulbildung
- Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen, falls Sie diese im Lebenslauf mitangeben.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden) erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall nicht bei Ihnen direkt erheben, werden wir Sie zuvor darüber informieren.
Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Internetseite befindliches Webformular, an uns übermittelt.
4. Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.).
In erster Linie dient die Datenerhebung und -verarbeitung der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.
Darüber hinaus sind wir gegebenenfalls aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.
Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. a) DSGVO), die wir gesondert von Ihnen einholen, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten zwei Jahre, um Sie auf passende zukünftige Stellenausschreibungen hinzuweisen.
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.
5. Datenzugriff / Empfänger
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Personalabteilung, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung, Abteilungsleiter) Ihre personenbezogenen Daten, die für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens zuständig und Entscheidungsträger über den Bewerbungsausgang sind.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten bedienen wir uns der Softwareanwendung d.vinci der d.vinci HR-Systems GmbH (Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg). Mit d.vinci haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Für weitere Informationen über den Datenschutz und die Datensicherheit bei d.vinci siehe: https://www.dvinci.de/datenschutz-informationssicherheit/
Die Bewerberdaten werden zur Abwicklung der Bewerbung insbesondere mit Blick auf konkrete Einstellung an die Landeshauptstadt Wiesbaden (Landeshauptstadt Wiesbaden, vertreten durch den Magistrat, Oberbürgermeister, Postanschrift: Postfach 3920, 65029 Wiesbaden, Anschrift des Rathauses: Schlossplatz 6, 65183 Wiesbaden) weitergegeben (siehe Datenschutzerklärung der Landeshauptstadt Wiesbaden unter https://www.wiesbaden.de/datenschutzerklaerung).
6. Betroffenenrechte
Sie können unter der o.g. Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Eine Löschung führt zu einer Beendigung des Bewerbungsverfahrens und es können in der Folge keine Auskünfte mehr zum Verfahrensablauf erteilt werden. Nach Begründung eines Arbeitsverhältnisses reduziert sich das Recht zur Datenlöschung oder Einschränkung der Verarbeitung.
Zur Wahrnehmung der Rechte können sich Betroffene an die oben genannten Verantwortlichen im Unternehmen, den Datenschutzbeauftragten oder die Aufsichtsbehörde wenden.
7. Speicherung Ihrer Daten
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind.
Schließen wir einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert.
Wird kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse in diesem Sinne ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten zwei Jahre, sofern Sie hierzu einwilligen.
8. Datenübermittlung
Eine Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) findet nicht statt.
9. Verpflichtung zur Datenbereitstellung
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Bei Einstellung findet eine Einstellungsuntersuchung beim Betriebsarzt statt. Zudem fordern wir für die Landeshauptstadt Wiesbaden ein polizeiliches Führungszeugnis an. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.
